JOBS

Taakomschrijving Administratief medewerker

Taken (20/38-urenpakket) 

• Behandelen van inkomende post (zowel via e-mail als via de gewone post)
• Binnengekomen betalingsherinneringen nakijken, inscannen en indien nodig doormailen naar boekhouder en bedrijfsleider
• Binnengekomen facturen bezorgen aan medewerker project, voor goedkeuring
• Facturen leveranciers inscannen, inboeken in Venice + aanmaken nieuwe leveranciers
• Inputten werkbonnen en nazicht werkbonnen arbeiders en onderaannemers (onderhoud – aanleg – extra werken – gebruikte sproeiproducten, …)
• Kopie van de werkbonnen bezorgen aan klant: inscannen en mailen of in dropbox voor klant
• Werkbonnen maandelijks verwerken in de nacalculatie ivm gepresteerde uren per klant.
• Klassement werkbonnen
• Opmaken van de onderhoudscontracten en werkfiches
• Opmaken van onderaannemersovereenkomstenen werkfiches voor onderaannemers meesturen.
• Beheren van facturatielijst voor klanten met onderhoudscontracten
• Voorbereiden periodieke facturatie: extra sproeistoffen factureren, indexaanpassing indien nodig.
• Factureren van de uitgevoerde werken / maandelijkse facturatie van de onderhoudscontracten
• Boekhoudkundige taken voor GvB en WALFILii:
  • Opvolgen crediteuren GvB
  • Inboeken inkomende facturen GvB en Walfilii
  • Uitsturen betalingsherinneringen GvB
  • Opmaak en versturen van facturen aan klanten GvB
  • Beheren van klanten en leveranciers GvB in Venice
• Bijhouden van urenregistratie onderaannemers, via werkbonnen
• Werkbonnen registreren en adh daarvan de facturen van de onderaannemers checken
• Implementatie HR GvB en Walfilii
  • Vacatures plaatsen, bijhouden, updaten, …
  • Sollicitanten contacteren, sollicitatiegesprekken voeren
  • Opmaken administratief dossier bij opstart nieuwe personeelsleden
  • Opmaken van systeem voor urenregistratie personeel
  • Noteren van aan- en afwezigheden personeel, overuren noteren
  • Nazicht lonen + verdeling loonbons
  • Opvolging Idewe; medische onderzoeken
  • Klassement

• Informatie verzamelen omtrent allerlei thema’s: opleidingen fyto, wetgeving allerhande, rijbewijs B, opleidingen mbt tuinonderhoud, hr, …
• Bijwonen relevante briefings – meetings.
• Contacten met:
• externe dienst voor preventive en veiligheid (Idewe) + uitwerken JAP, …
• klanten (dossieropvolging, betalingen, …)
• leveranciers (boekhouding)
• externe boekhouder (opvolging in boekhouding, betalingen, …)

Plaats in de organisatie

• Rapporteert aan Filip Engels
• Geeft leiding aan:
  • Tuinmannen GVB
  • Administratief medewerkers

Taken

Intern:

• • Leidt de uitvoering van DRH en GVB-taken
  • Zorgt voor de planning en organisatie GVB
  • Volgt de dossiers en offertes op
  • Bereidt het regulier overleg GVB/DRH voor
  • Maakt offertes voor ontwerpen tuin, aanleg, onderhoud en/of eenmalige werken
  • Doet calculaties voor de verschillende projecten en aanbestedingsdossiers
  • Stelt vorderingsstaten op en bereidt de facturatie/eindafrekeningen voor voor de administratief medewerker
  • Maakt planning op voor tuinarbeiders en onderaannemers
  • Is het aanspreekpunt voor administratie, tuinmannen, onderaannemers, 

Extern:

• Is het aanspreekpunt voor klanten. Bezoekt de klanten, gaat ter plaatse om de werken en de kosten in te schatten
• Contacteert huidige en toekomstige leveranciers
• Controleert de werken op de werven en de verschillende onderhoudsposten
• Bezoekt de klanten

Bevoegdheden

• Aansturing tuinmannen
• Aansturing backoffice

Resultaat / Doelstelling van de functie

• Verantwoordelijk voor continuïteit van de operatie
• Verantwoordelijk voor uitvoerend personeel
• Verantwoordelijk voor kwaliteit van de werken
• Verantwoordelijk voor planning en uitvoering

Functienaam: Tuinarbeider

Plaats in de organisatie

• Rapporteert aan Projectleider

Taken

• Zelfstandig aanleggen van tuinen, bedrijfssites
• Zelfstandig onderhouden van tuinen, bedrijfssites
• Uitvoeren van extra tuinwerken, op aangeven van de projectleider
• Organiseren, netjes houden van het magazijn, schuur
• Onderhouden van tuingereedschap, zowel electrisch- als handgereedschap
• Wekelijks aan de administratie doorgeven van de gepresteerde uren, werkbonnen

UW PROFIEL:

• Opleiding in de sector of gelijkwaardig door ervaring
• Bezit van een Fytolicentie is een pluspunt
• Grondige plantenkennis
• Aandacht voor veiligheid, orde en netheid
• Representatieve, eerlijke en klantvriendelijke houding
• Zelfstandig werken
• Degelijke kennis van het Nederlands.
• In bezit zijn van rijbewijs B; BE is een pluspunt
• Je woont bij voorkeur in de regio

Bevoegdheden

• Verantwoordelijk voor de aan hem toegewezen bedrijfswagen en gereedschap

WIJ BIEDEN:

• 6 – 38 uren stageweek
• Afwisselend werk binnen een prettige werksfeer